• ブログTOP
  • AI・ディープラーニング
  • AR
  • VR
  • WEBサイト
  • WEBマーケティング
  • SEO
  • SNS
  • その他
  • お問い合わせ

ALAKI株式会社

COZIKEEいつまでも使えるTech情報発信ブログ

相手に伝わるメールの書き方14のコツ【2020年8月27日更新】

2020年8月27日

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

こんばんは、ディレクターの大橋です。

職種にもよりますが、日々の業務の中でメールに割かれる時間は多いものです。
一つのメールを作成するのに何十分もかかったり、同じ要件で何通もやり取りするのは非常にロスが大きいですよね?

今回は、
・メールを上手に書くにはどうすればいいの?
・メールを早く書けるようになりたい!
こんな方のために、メールを書く際のコツをまとめました。

この記事の目次

  • 1 メールを書く際の14のコツ
    • 1.1 メールの目的を明確に
    • 1.2 件名には要件を具体的に書く
    • 1.3 とにかく短く簡潔に
    • 1.4 過剰敬語を使わない
    • 1.5 メールのラリーを無くす
    • 1.6 結論を先に伝える
    • 1.7 感情を込める
    • 1.8 読点は適度に適切に
    • 1.9 改行は適切に
    • 1.10 期日を明確にする
    • 1.11 読みやすさをデザインする
    • 1.12 受け取り手に取ってほしいアクションを明確にする
    • 1.13 平易な言葉を使う
    • 1.14 送信前に必ず推敲する
  • 2 まとめ

メールを書く際の14のコツ

メールの目的を明確に

まず、今から送るメールの目的は何なのかを、自分の中で明確にしてから書きましょう。

件名には要件を具体的に書く

悪い例︰ご確認のお願い
良い例︰〇〇に関する提案資料ご確認のお願い

悪い例だと何を確認すればいいのかわかりませんよね。
逆に、良い例は提案資料を確認すればよいことがわかります。
このように、件名を見ればメールの要件がわかるよう具体的に書いてあげましょう。

とにかく短く簡潔に

文字量は少なければ少ないほど良いです。
丁寧に伝えようとすると長くなりがちなので、気をつけましょう。

過剰敬語を使わない

丁寧に伝えようとするあまり、過剰敬語になるケースは多いです。
人によっては、ビジネスマナーがなってないと思われることもありますので注意が必要です。

例:
・「させていただく」の連発→「いたします」でOK
・〇〇部長様→〇〇部長or部長〇〇様

メールのラリーを無くす

一つの要件で何回もやり取りするのは避けましょう。
そのためには、自分の書いたメールに対して、受け取り手が抱くであろう疑問を先読みすることです。
疑問に先回りすることで、メールのラリーを減らせます。

結論を先に伝える

結論までが長いメールは、受け取り手が読んでてイライラします。
伝えたいことの結論を先に書きましょう。

感情を込める

文章は冷たい印象を受けます。
感謝の気持ちやお詫びの気持ちはオーバーなぐらいに伝えましょう。
無機質な文章にならないように。

読点は適度に適切に

読点が無い(少ない)文章は読みにくいです。
適度に読点を入れましょう。
どこに入れるべきか悩む場合は、声に出して読んでみてください。
自然に息継ぎするポイントがあるはずなので、そこに入れてあげれば良いでしょう。

改行は適切に

原則、読点で改行するのがベストです。
読点の後に数文字続いた箇所で改行などは、絶対にやめましょう。

悪い例:
この文章は悪い見本です、この
文章は悪い見本です。

期日を明確にする

クライアントへのお願いごとであっても、期日は必ず明確に伝えましょう。
期日を伝えることは失礼ではなく、むしろビジネスパーソンとしてしっかりしている印象を与えます。
ただし、伝え方には丁寧さを忘れずに。

読みやすさをデザインする

メールにもデザインが必要です。
パッと見た時に読みにくいと感じられてしまうと、返信を後回しにされる可能性があります。
記号を使う、段落を空けるなど、読みやすさにもこだわりましょう。

受け取り手に取ってほしいアクションを明確にする

メールを読むだけでよいのか、返事が欲しいのか、チェックバックが欲しいのか、受け取り手が迷わないようにしてあげましょう。

平易な言葉を使う

専門用語は極力使わないようにします。
どうしても使う必要がある場合は、補足説明を記載しましょう。

送信前に必ず推敲する

メールを送る前には必ず声に出して推敲することをオススメします。

・誤字脱字は無いか
・読点の位置は適切か
・改行位置は適切か
・文章の流れはおかしくないか
誤字脱字は、推敲でほぼ100%防げます。

まとめ

今回は、メールを書く際のコツや注意点を14個ご紹介しました。
これを実践していただくだけで、あなたのメールは劇的に変わるはずです。
メールだけじゃなく、SNSやチャットなど、文章を書く際にも使えます。
ぜひ参考にしてみてください!

  • ツイート
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

You may also like...

  • webフォント(欧文) 0

    WEBフォントでサイトのデザインや品質アップ!

    16 10月, 2014

  • william-iven-gcsNOsPEXfs-unsplash

    Webデザイナーに必要なマーケティングスキル

    3 9月, 2020

  • Google Analyticsのショートカット機能を使って、分析・レポート作成の時間を短縮しよう!

    Google Analyticsのショートカット機能を使って、分析・レポート作成の時間を短縮しよう!

    18 11月, 2016

  • Next story Webデザイナーに必要なマーケティングスキル
  • Previous story Webサービスを攻撃者から守る3つのポイント

運営会社

ALAKI株式会社 ALAKI株式会社採用サイト

弊社サービス

MUGHEN ALAKI クラウド型受発注システム さよなら過去のAR。WebARがイベント集客に革命を起こします。 広報活動の課題を数字で可視化し、出願者数アップをお手伝いします クリエイティブ業務のコミュニケーションを高速化 Webの知識が無くてもWebサイトの品質をチェックできます。

人気の記事

  • kelly-sikkema-cXkrqY2wFyc-unsplash

    未分類

    デザインのアイディア出しのコツ

    14 10月, 2020

  • smartphoneIMGL0042_TP_V

    仕事術

    ディレクターさん必見!ディレクション歴10年の現役Webディレクターが意識しているディレクションのコツ

    30 9月, 2020

  • AdobeStock_76103803-min

    WEBサイト

    Webサイトのサーバー移管時の注意点

    24 9月, 2020

  • グループ 10

    AR

    AR導入検討時に必見!【AR大全】〜用途別ARの特徴から導入のすすめまで〜

    17 9月, 2020

  • CK0I9A9050_TP_V4

    Google AdWords / WEBマーケティング / 未分類

    リスティング広告における、「キーワード マッチタイプ」の選び方と改善アプローチ方法

    9 9月, 2020

カテゴリー

  • AI・ディープラーニング
  • AR
  • BtoB
  • CMS
  • Git
  • Google AdWords
  • gulp
  • Laravel
  • Photoshop
  • Pug
  • Sass
  • SEO
  • SNS
  • Twitter広告
  • VR
  • WEBサイト
  • WEBマーケティング
  • YouTube
  • コーディング
  • システム開発
  • スマートフォンサイト
  • セキュリティ
  • セミナー
  • その他
  • ツール
  • デザイン
  • ベトナムレポート
  • 仕事術
  • 未分類
  • 色

アーカイブ

  • 2020年10月
  • 2020年9月
  • 2020年8月
  • 2020年6月
  • 2019年6月
  • 2019年5月
  • 2019年4月
  • 2019年3月
  • 2019年2月
  • 2019年1月
  • 2018年12月
  • 2018年11月
  • 2018年9月
  • 2018年8月
  • 2018年7月
  • 2018年6月
  • 2018年5月
  • 2018年4月
  • 2018年3月
  • 2018年2月
  • 2018年1月
  • 2017年12月
  • 2017年11月
  • 2017年10月
  • 2017年9月
  • 2017年8月
  • 2017年7月
  • 2017年6月
  • 2017年4月
  • 2017年3月
  • 2017年2月
  • 2017年1月
  • 2016年12月
  • 2016年11月
  • 2016年10月
  • 2016年9月
  • 2016年8月
  • 2016年7月
  • 2016年6月
  • 2016年5月
  • 2016年4月
  • 2016年3月
  • 2016年2月
  • 2016年1月
  • 2015年12月
  • 2015年11月
  • 2015年10月
  • 2015年9月
  • 2015年7月
  • 2015年3月
  • 2015年2月
  • 2015年1月
  • 2014年12月
  • 2014年11月
  • 2014年10月
  • 2014年9月
  • 2014年8月
  • 2014年7月
  • 2014年6月
  • 2013年10月
  • 2013年9月

Facebook

お問い合わせ

お問い合わせ

人気の記事

  • デザインのアイディア出しのコツ
  • ディレクターさん必見!ディレクション歴10年の現役Webディレクターが意識しているディレクションのコツ
  • Webサイトのサーバー移管時の注意点
  • AR導入検討時に必見!【AR大全】〜用途別ARの特徴から導入のすすめまで〜
  • リスティング広告における、「キーワード マッチタイプ」の選び方と改善アプローチ方法

カテゴリー

  • AI・ディープラーニング
  • AR
  • BtoB
  • CMS
  • Git
  • Google AdWords
  • gulp
  • Laravel
  • Photoshop
  • Pug
  • Sass
  • SEO
  • SNS
  • Twitter広告
  • VR
  • WEBサイト
  • WEBマーケティング
  • YouTube
  • コーディング
  • システム開発
  • スマートフォンサイト
  • セキュリティ
  • セミナー
  • その他
  • ツール
  • デザイン
  • ベトナムレポート
  • 仕事術
  • 未分類
  • 色

検索

ALAKI株式会社 © 2021. All Rights Reserved.