こんばんは、ディレクターの大橋です。
職種にもよりますが、日々の業務の中でメールに割かれる時間は多いものです。
一つのメールを作成するのに何十分もかかったり、同じ要件で何通もやり取りするのは非常にロスが大きいですよね？
今回は、
・メールを上手に書くにはどうすればいいの？
・メールを早く書けるようになりたい！
こんな方のために、メールを書く際のコツをまとめました。
メールを書く際の14のコツ
メールの目的を明確に
まず、今から送るメールの目的は何なのかを、自分の中で明確にしてから書きましょう。
件名には要件を具体的に書く
悪い例︰ご確認のお願い
良い例︰〇〇に関する提案資料ご確認のお願い
悪い例だと何を確認すればいいのかわかりませんよね。
逆に、良い例は提案資料を確認すればよいことがわかります。
このように、件名を見ればメールの要件がわかるよう具体的に書いてあげましょう。
とにかく短く簡潔に
文字量は少なければ少ないほど良いです。
丁寧に伝えようとすると長くなりがちなので、気をつけましょう。
過剰敬語を使わない
丁寧に伝えようとするあまり、過剰敬語になるケースは多いです。
人によっては、ビジネスマナーがなってないと思われることもありますので注意が必要です。
例：
・「させていただく」の連発→「いたします」でOK
・〇〇部長様→〇〇部長or部長〇〇様
メールのラリーを無くす
一つの要件で何回もやり取りするのは避けましょう。
そのためには、自分の書いたメールに対して、受け取り手が抱くであろう疑問を先読みすることです。
疑問に先回りすることで、メールのラリーを減らせます。
結論を先に伝える
結論までが長いメールは、受け取り手が読んでてイライラします。
伝えたいことの結論を先に書きましょう。
感情を込める
文章は冷たい印象を受けます。
感謝の気持ちやお詫びの気持ちはオーバーなぐらいに伝えましょう。
無機質な文章にならないように。
読点は適度に適切に
読点が無い（少ない）文章は読みにくいです。
適度に読点を入れましょう。
どこに入れるべきか悩む場合は、声に出して読んでみてください。
自然に息継ぎするポイントがあるはずなので、そこに入れてあげれば良いでしょう。
改行は適切に
原則、読点で改行するのがベストです。
読点の後に数文字続いた箇所で改行などは、絶対にやめましょう。
悪い例：
この文章は悪い見本です、この
文章は悪い見本です。
期日を明確にする
クライアントへのお願いごとであっても、期日は必ず明確に伝えましょう。
期日を伝えることは失礼ではなく、むしろビジネスパーソンとしてしっかりしている印象を与えます。
ただし、伝え方には丁寧さを忘れずに。
読みやすさをデザインする
メールにもデザインが必要です。
パッと見た時に読みにくいと感じられてしまうと、返信を後回しにされる可能性があります。
記号を使う、段落を空けるなど、
受け取り手に取ってほしいアクションを明確にする
メールを読むだけでよいのか、返事が欲しいのか、チェックバックが欲しいのか、受け取り手が迷わないようにしてあげましょう。
平易な言葉を使う
専門用語は極力使わないようにします。
どうしても使う必要がある場合は、補足説明を記載しましょう。
送信前に必ず推敲する
メールを送る前には必ず声に出して推敲することをオススメします。
・誤字脱字は無いか
・読点の位置は適切か
・改行位置は適切か
・文章の流れはおかしくないか
誤字脱字は、推敲でほぼ100%防げます。
まとめ
今回は、メールを書く際のコツや注意点を14個ご紹介しました。
これを実践していただくだけで、あなたのメールは劇的に変わるはずです。
メールだけじゃなく、SNSやチャットなど、文章を書く際にも使えます。
ぜひ参考にしてみてください！
