こんばんは、ディレクター/マーケターの大橋です。
いきなりですが、皆さんは仕事でミスをしないように心がけていることはありますか？
チェックリストを作る、指差し確認をする、声に出して読むなど、色々な対策がありますよね。
今回は、私が普段から心がけている、ミスを撲滅するための取り組みの一つをご紹介します。
もし「仕事で凡ミスが多いがどうすればミスを減らせるかわからない」とお悩みの方がおられたら、ぜひ参考にしてみてください。
ミスを撲滅するために今すぐ取り組める3つのコツ
①事前に発生しそうなミスを想定する
②作業しながらチェックする
③最後に全体をチェックする
わかりやすいように、メールの送信時にミスが多い場合の対策を事例にそれぞれ説明します。
①事前に発生しそうなミスを想定する
メールを作成する前に、メールを送信するという業務において発生する可能性のあるミスを考えます。
最悪を想定して最善を試みることが大事ですので、可能性は低くくても少しでも可能性があるものは洗い出してください。
ミスの例
・送信相手を間違える
・名前を間違える
・誤字脱字
・ファイルの添付を忘れる
・不自然な位置で改行する
など
このように、事前に発生する可能性のあるミスを考えておくことで、驚くぐらいミスに気付きやすくなるのです。
②作業しながらチェックする
次に、①で洗い出したミスをイメージしながら、メールの作成を進めていきます。
メールの作成段階では、論理展開に矛盾があるというミスが起きやすいです。
特に、一通りメールを書き終わった後に文章を追加した際に、前後の関係性がおかしくなるということがよく起こります。
この辺りを意識しながらチェックするだけで、大抵のミスは防げるはずです。
③最後に全体をチェックする
メールでミスをしてしまう人の共通点として、メールを書き上げたらすぐに送信してしまうという点があります。
必ず、①で洗い出したミスの内容を一つひとつチェックをしながら、全体を推敲しましょう。
これを徹底すれば、ほぼ100%ミスは防ぐことができます。
まとめ
私はご紹介したことを心がけているだけで、メールでミスをすることはほとんどありません。
誤字脱字があるだけで、「この人は仕事でミスが多そうだな…」と思われ信用を失うこともあります。
たかがメール、されどメールです。
今回はメールを例に挙げましたが、どんな仕事でも共通して使える取り組みだと思っています。
ベストではなくパーフェクトを目指して頑張りましょう！
最後に
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