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仕事ができる人になるための、メールの書き方4つのポイント

2016年7月8日

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こんにちは、ディレクターの大橋です。

今回は、Webに関するエントリーではありませんが、私が仕事を行う上で重要視している、メールの書き方についてご紹介したいと思います。

メールはとても簡単なツールで、誰でも手軽に使うことができます。

ですが、使い方によっては「仕事のできる・できない」が明確になるツールです。

そこで今回は、私が仕事をしながら導き出した、仕事ができる人になるための、メールの書き方のポイントを4つご紹介します。

この記事の目次

  • 1  ①件名を工夫する
  • 2  ②わかりやすく、簡潔にまとめる
  • 3  ③返信しやすいメールにする
  • 4  ④誤字・脱字に注意する
  • 5  まとめ

 ①件名を工夫する

メールの件名、工夫してますか?本文の前にまずは件名について考えてみましょう。

例として、以下の2つの件名のメールが届いた場合、どちらの方がメールの内容をイメージしやすいでしょうか?

(1)先日の打ち合わせの件
(2)7月7日(木)の●●●●についての打ち合わせの件

間違いなく(2)ですよね。

(1)だと、打ち合わせをよくされる方にとっては不親切すぎます。
それにメールを開くのも億劫な気持ちになりませんか?

その点、(2)の場合、ちゃんと「いつ」の「何」についてのメールなのかを書いてあるので、相手はイメージしやすいですし、すぐ読もうという気にもなります。

さらにもう1点工夫するなら、件名に名前を入れてみましょう。

先程の(2)の場合なら、以下のようになります。

“7月7日(木)の●●●●についての打ち合わせの件【ALAKI大橋】”

こうすることで、「誰」からのメールかも一目瞭然ですね。

 ②わかりやすく、簡潔にまとめる

こんな経験ありませんか?

「相手にちゃんと伝えたくて丁寧な文章を書いた結果、とても長くなり、結果わかりにくいメールになってしまった。。。」

「短く簡潔にまとめたら、要件がわからないと言われてしまった。。。」

どちらもあるあるですね。

メールの基本は、”短く”、”わかりやすく”、”丁寧に”です。

私は長くなりそうなメールを書く際は、まず深く考えずに書いてみて、一通り書き終わったらそれをリライトする、という方法を使います。

そうすることで、要件はわかりやすく、かつ簡潔なメールにすることができます。

 ③返信しやすいメールにする

あなたのメール、返信しにくいメールになっていませんか?

私はよくメールを受ける立場の場合、これに悩まされています。

一方的な報告のメールなら構いませんが、相手から何かしら返信を必要とする場合は、相手が返信しやすいメールを心がけましょう。

例えば、上司に指示を仰ぎたい時、以下のどちらのパターンが上司は返信しやすいでしょうか?

(1)○○○○の件についてですが、どうすればいいでしょうか?
(2)○○○○の件についてですが、△△という案、××という案の2つを考えており、私は△△が良いと思うのですがいかがでしょうか?

これも一目瞭然ですね。

(2)なら上司が返信しやすいだけでなく、自分の考えもしっかり書いているため、「こいつ、できるな・・・」と思わせることができます。

 ④誤字・脱字に注意する

これは私の個人的な考えではありますが、メールに誤字・脱字があると、それだけで相手への信頼感ががくっと下がります。

どんなに丁寧でわかりやすい文章であったとしてもです。

誤字・脱字を回避するのは特別なスキルを必要とするわけではなく、単純に意識の問題だけだと思うからです。

つまり、誤字・脱字があると、メールそのものに対する真剣さが無い、と判断されるのです。

 まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回ご紹介したことは、あくまで私個人の考えではありますが、参考になれば幸いです。

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