こんにちは、ディレクターの大橋です。
今回は、Webに関するエントリーではありませんが、私が仕事を行う上で重要視している、メールの書き方についてご紹介したいと思います。
メールはとても簡単なツールで、誰でも手軽に使うことができます。
ですが、使い方によっては「仕事のできる・できない」が明確になるツールです。
そこで今回は、私が仕事をしながら導き出した、仕事ができる人になるための、メールの書き方のポイントを4つご紹介します。
①件名を工夫する
メールの件名、工夫してますか？本文の前にまずは件名について考えてみましょう。
例として、以下の2つの件名のメールが届いた場合、どちらの方がメールの内容をイメージしやすいでしょうか？
（1）先日の打ち合わせの件
（2）7月7日（木）の●●●●についての打ち合わせの件
間違いなく（2）ですよね。
（1）だと、打ち合わせをよくされる方にとっては不親切すぎます。
それにメールを開くのも億劫な気持ちになりませんか？
その点、（2）の場合、ちゃんと「いつ」の「何」についてのメールなのかを書いてあるので、相手はイメージしやすいですし、すぐ読もうという気にもなります。
さらにもう1点工夫するなら、件名に名前を入れてみましょう。
先程の（2）の場合なら、以下のようになります。
“7月7日（木）の●●●●についての打ち合わせの件【ALAKI大橋】”
こうすることで、「誰」からのメールかも一目瞭然ですね。
②わかりやすく、簡潔にまとめる
こんな経験ありませんか？
「相手にちゃんと伝えたくて丁寧な文章を書いた結果、とても長くなり、結果わかりにくいメールになってしまった。。。」
「短く簡潔にまとめたら、要件がわからないと言われてしまった。。。」
どちらもあるあるですね。
メールの基本は、”短く”、”わかりやすく”、”丁寧に”です。
私は長くなりそうなメールを書く際は、まず深く考えずに書いてみて、一通り書き終わったらそれをリライトする、という方法を使います。
そうすることで、要件はわかりやすく、かつ簡潔なメールにすることができます。
③返信しやすいメールにする
あなたのメール、返信しにくいメールになっていませんか？
私はよくメールを受ける立場の場合、これに悩まされています。
一方的な報告のメールなら構いませんが、相手から何かしら返信を必要とする場合は、相手が返信しやすいメールを心がけましょう。
例えば、上司に指示を仰ぎたい時、以下のどちらのパターンが上司は返信しやすいでしょうか？
（1）○○○○の件についてですが、どうすればいいでしょうか？
（2）○○○○の件についてですが、△△という案、××という案の2つを考えており、私は△△が良いと思うのですがいかがでしょうか？
これも一目瞭然ですね。
（2）なら上司が返信しやすいだけでなく、自分の考えもしっかり書いているため、「こいつ、できるな・・・」と思わせることができます。
④誤字・脱字に注意する
これは私の個人的な考えではありますが、メールに誤字・脱字があると、それだけで相手への信頼感ががくっと下がります。
どんなに丁寧でわかりやすい文章であったとしてもです。
誤字・脱字を回避するのは特別なスキルを必要とするわけではなく、単純に意識の問題だけだと思うからです。
つまり、誤字・脱字があると、メールそのものに対する真剣さが無い、と判断されるのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介したことは、あくまで私個人の考えではありますが、参考になれば幸いです。
